Privacybeleid De GezinsManager

Versie 2.2 – Datum: 23-09-2025

Bij De GezinsManager en De GeluksManager vinden we het belangrijk dat jij weet wat er met jouw gegevens gebeurt. We werken dagelijks met ouders, kinderen, jongeren, volwassenen, professionals en verwijzers. Juist daarom hechten we veel waarde aan zorgvuldigheid, veiligheid en transparantie. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens wij verwerken, waarom we dat doen en hoe we deze beschermen.

1. Wie is verantwoordelijk?

De GezinsManager B.V.
Noordstraat 36
5032 EJ Tilburg
E-mail: ict@degezinsmanager.nl
Tel.: 088 – 2523000
KvK: 73397237

De GezinsManager B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

De GeluksManager is onderdeel van De GezinsManager.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Dat hangt af van het contact dat je met ons hebt.

Via onze website en contactformulieren

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Inhoud van je bericht of vraag
  • Voorkeur voor terugbelmoment
  • IP-adres en geanonimiseerde gegevens over websitegebruik (cookies/analytics)

Bij sollicitaties ("Werken bij De GezinsManager")

  • Voor- en achternaam
  • Adres- en contactgegevens
  • Curriculum Vitae (cv) en motivatiebrief
  • Eventuele aanvullende informatie die jij zelf met ons deelt

Bij aanmelding voor jeugdzorg of volwassen GGZ (ouders, jongeren, volwassenen en verwijzers)

Omdat wij zorg aanbieden aan zowel jeugd als volwassenen, verwerken wij soms ook bijzondere persoonsgegevens. Bijvoorbeeld:

  • Naam, geboortedatum en BSN
  • Adres- en contactgegevens van ouders/verzorgers of betrokkene zelf
  • Gegevens over gezag en gezinssamenstelling (bij jeugd)
  • Medische gegevens en rapportages (zoals van huisarts, specialist, Veilig Thuis of eerdere zorgaanbieders)
  • Juridische documenten (beschikkingen, vonnissen, plan van aanpak)
  • Hulpvragen, motivatie en relevante bijzonderheden

Tijdens behandeling bij De GeluksManager en De GezinsManager

Bij start van een behandeling maken wij een digitaal dossier aan.

  • Voor jeugdzorg wordt gewerkt met het ECD (Elektronisch Cliëntendossier) van SDB Groep.
  • Voor volwassen GGZ wordt gewerkt met het EPD (Elektronisch Patiëntendossier) Medicore, onderdeel van Tenzinger.

Deze systemen waarborgen de privacy van cliëntgegevens. Ze voldoen aan hoge beveiligingsstandaarden: data wordt versleuteld opgeslagen, toegang is strikt beperkt tot bevoegde medewerkers, en alle toegang wordt gelogd en gecontroleerd. Zowel het ECD van SDB Groep als het EPD Medicore zijn ISO-gecertificeerd en speciaal ingericht voor veilige gegevensverwerking in de zorg.

Gegevens die in deze dossiers kunnen staan:

  • Naam, adres, woonplaats
  • BSN-nummer
  • Telefoon- en e-mailgegevens
  • Gegevens over je behandeling

Inzage in jouw gegevens hebben alleen:

  • Jijzelf
  • Ouders of wettelijke vertegenwoordigers (afhankelijk van leeftijd en toestemming)
  • Betrokken (regie)behandelaars van De GezinsManager/De GeluksManager
  • Onze cliëntadministratie (voor dossierbeheer en facturatie)

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend met een duidelijk doel:

  • Om contact met je op te nemen na een terugbelverzoek of vraag
  • Om jouw sollicitatie te kunnen behandelen
  • Om je vraag als ouder, jongere of volwassene te beantwoorden en samen te kijken welke hulp past
  • Om aanmeldingen van verwijzers zorgvuldig en volgens wetgeving te verwerken
  • Voor het uitvoeren van onze wettelijke zorgtaak in de jeugdzorg en de volwassen GGZ
  • Voor het uitvoeren van behandelingen binnen De GeluksManager (GGZ voor volwassenen)
  • Voor het verbeteren van onze website (geanonimiseerde data)
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Wij gebruiken jouw gegevens niet voor andere doeleinden.

4.Op welke grondslagen doen wij dit?

Wij verwerken persoonsgegevens omdat dit:

  • Nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of sollicitatieprocedure
  • Nodig is voor het uitvoeren van onze wettelijke taken in jeugdzorg en volwassen GGZ
  • Gebaseerd kan zijn op jouw toestemming (bijvoorbeeld bij een terugbelverzoek of nieuwsbrief)
  • Nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

  • Contactvragen via website: maximaal 1 jaar na afhandeling
  • Nieuwsbriefinschrijvingen: totdat jij je afmeldt
  • Sollicitaties: maximaal 4 weken na afloop van de procedure, tenzij de wet een langere bewaartermijn toestaat (bijvoorbeeld voor juridische verantwoording). Alleen als jij toestemming geeft bewaren we jouw gegevens maximaal 1 jaar voor toekomstige vacatures
  • Cliëntdossiers in jeugdzorg en volwassen GGZ: conform wettelijke verplichtingen minimaal 15 jaar na afronding van de hulp
  • Analytische websitegegevens: maximaal 26 maanden

6. Delen wij gegevens met derden?

Wij delen gegevens alleen als dit nodig is om ons werk goed te doen:

  • Met hosting- en e-maildiensten
  • Met verwerkers van sollicitaties of nieuwsbriefsoftware
  • Met partijen die ons ondersteunen in het uitvoeren van zorg (jeugd en volwassen GGZ), alleen als dit wettelijk vereist of functioneel noodzakelijk is
  • Met huisartsen, apotheken of medisch specialisten die betrokken zijn bij je behandeling
  • Met de zorgverzekeraar (bij declaraties)
  • Soms voor wetenschappelijk onderzoek (altijd anoniem of na expliciete toestemming)

Voor het delen met derden vragen we doorgaans jouw toestemming. Uitzonderingen gelden alleen in situaties zoals een noodsituatie, een tuchtzaak of wettelijke verplichtingen.

Met al deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat jouw privacy goed beschermd blijft.

7. Jouw rechten

Jij hebt altijd het recht om:

  • Inzage te vragen in jouw gegevens
  • Correctie of verwijdering te vragen
  • Beperking van de verwerking te vragen
  • Bezwaar te maken tegen verwerking
  • Jouw gegevens over te laten dragen aan een andere partij

Wil je gebruikmaken van jouw rechten? Mail ons gerust via ict@degezinsmanager.nl of privacy@degezinsmanager.nl. We reageren binnen 14 dagen.

8.Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen. Denk aan:

  • Beveiligde verbindingen (SSL)
  • Toegangsbeveiliging en logging
  • Alleen medewerkers die direct betrokken zijn bij jouw hulp of sollicitatie hebben toegang

9. Cookies en tracking

Onze website gebruikt alleen:

  • Functionele cookies om de site goed te laten werken
  • Geanonimiseerde analytische cookies om gebruik te meten

We plaatsen geen trackingcookies zonder jouw toestemming. Bij je eerste bezoek kun jij je voorkeuren aangeven in onze cookiebanner.

10. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij omgaan met jouw gegevens? Bespreek dit eerst met je behandelaar of regiebehandelaar. Kom je er samen niet uit? Neem contact met ons op via privacy@degezinsmanager.nl.
Komen we er alsnog niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan soms wijzigen. De meest recente versie vind je altijd op www.degezinsmanager.nl/privacybeleid.

12. Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Onze Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) ziet erop toe dat wij zorgvuldig en volgens de AVG omgaan met jouw persoonsgegevens.

Contactpersoon:
Daniel Hak-voort
FG-registratienummer: FG0015976
Telefoon: 088 - 2523 000
E-mail: privacy@degezinsmanager.nl

Samengevat: Wij verwerken jouw gegevens zorgvuldig en alleen met een duidelijk doel – of je nu ouder, jongere, volwassene, professional of sollicitant bent. Jouw privacy is voor ons net zo belangrijk als goede zorg en begeleiding.